Cliente · Gravity Fun · Escalada & Eventos · Kraainem, Bélgica
Desde o recrutamento até à gestão de turnos.
Uma estrutura Odoo.
Um espaço belga dedicado à escalada e à organização de eventos, com cinco cargos para estudantes, quatro zonas de atividades e um mercado trilingue que não estava a receber os e-mails. Reestruturámos o fluxo de trabalho da equipa no Odoo e estabilizámos o website para compradores em FR/NL/EN — num sprint intensivo de quatro semanas.
Onde a Gravity Fun estava,
e onde chegou.
Cinco cargos para estudantes numa folha de cálculo. Faltavam três idiomas. E os e-mails não estavam a chegar ao destino.
- Cinco perfis de estudantes (assistente de escalada, serviço de bar, animador de fim de semana, coordenador, estagiário de marketing) registados manualmente, e não através de um sistema.
- Aplicação de recrutamento que recolhe candidatos, mas que não está integrada com a agenda. Sincronização manual de cada vez.
- Problemas na entrega de e-mails — SPF, DKIM e SMTP mal configurados. Os e-mails de recrutamento e marcação a ir parar ao spam ou a desaparecer.
- Site apenas em francês — a perder compradores neerlandeses e ingleses num mercado da periferia de Bruxelas que é, por natureza, trilingue.
- SEO não otimizado para a pesquisa local na zona de Kraainem. Experiência móvel lenta e percurso de conversão confuso.
Recrutamento → turno com um clique. Website otimizado em FR / NL / EN. Quatro semanas, de ponta a ponta.
- Recrutamento do Odoo integrado com o Planeamento — o candidato passa a ser funcionário e, em seguida, passa a fazer parte de um turno, de forma automática.
- Cinco cargos & quatro zonas configuradas (Mur A/B/C, sala de aniversários, Gravity Bar). Visualização de Gantt para gestores, portal móvel para estudantes.
- Problema de entrega de e-mails resolvido — SPF, DKIM e SMTP auditados e corrigidos. Fluxo de candidatos testado de ponta a ponta.
- Website trilíngue (FR/NL/EN) traduzido através da IA nativa do Odoo, com uma estrutura de URL simples e um seletor de idioma.
- Reestruturação do SEO, ativação do SEO local para Kraainem, verificação de desempenho com prioridade para dispositivos móveis.
- Notificações automáticas aos alunos assim que o calendário é publicado — o calendário no bolso, acabaram-se as perguntas de "já viste o horário?".
Duas vertentes.
Um sprint de quatro semanas.
Duas vertentes de trabalho paralelas — RH para o pessoal estudantil, estabilização para o website público — que convergem em uma única implementação. 40 horas no total. Sem planos de ação de 12 meses.
Recrutamento & Planeamento, de ponta a ponta
Da publicação de uma oferta de emprego até ao pagamento de um turno ao estudante — sem sair do Odoo. Cinco cargos, quatro zonas, portal otimizado para dispositivos móveis.
- 1Aplicação de recrutamento, configuradaOfertas de emprego para os cinco perfis de estudantes. Tipos de contrato (estudante / flexível / estagiário) sincronizados com o Odoo.
- 2Candidato → Funcionário, um cliqueBotão "Criar funcionário" preenche automaticamente o registo do funcionário. Cargo, departamento, gestor, e-mail profissional — tudo pronto para receber notificações de horário.
- 3Cinco cargos, quatro zonas, recursosAssistente de escalada · Serviço de bar · Animador de fim de semana · Coordenador de atividades · Estagiário de marketing. Cada aluno está associado ao seu registo de pessoal e disponibilidade.
- 4Publica & notificaVisão de Gantt para gestores. Publica um turno, o aluno recebe um e-mail e acesso ao portal. Aplicação para iOS e Android disponível de imediato.
Estabilização, multilíngue & SEO
Emails corrigidos, três idiomas disponíveis, website otimizado para pesquisas na periferia de Bruxelas. De "a funcionar" para "a funcionar bem".
- 1Problema de entrega de emails resolvidoSPF, DKIM e SMTP auditados e corrigidos. Fluxos de recrutamento e marcação testados de ponta a ponta. Adeus à pasta de spam.
- 2Website trilíngue, traduzido por IAFR / NL / EN ativados através da tradução por IA nativa do Odoo. Estrutura de URL otimizada, seletor de idioma configurado.
- 3SEO otimizado, adaptado ao mercado localH1, H2, títulos e meta descrições por idioma. SEO local para Kraainem e periferia de Bruxelas. Estrutura semântica nas páginas principais.
- 4Fotografias, desempenho, dispositivos móveisNovas fotos adicionadas, pesos e formatos otimizados, etiquetas ALT preenchidas. Verificação de desempenho com prioridade para dispositivos móveis concluída. Testes realizados em vários navegadores e dispositivos.
Four weeks.
Audit to Go-Live.
Two ten-hour weeks of stabilization. Two ten-hour weeks of optimization. One Go-Live. The kind of timeline a leisure business can actually plan around.
Emails & HR module, audited
SPF / DKIM / SMTP audit and correction. Recruitment module verification. Recruitment-to-employee flow tested end-to-end. From "is the email even leaving the server?" to "yes, and the candidate got it".
Technical audit + NL & EN activated
Site-wide audit: broken links, forms, tracking. Critical anomalies fixed. NL and EN activated via Odoo's AI translation. URL structure and language selector wired up. A trilingual base, clean and ready to optimize.
On-page SEO + local Kraainem
H1 / H2, titles & meta descriptions per language. Semantic structure on the key pages. Local SEO for Kraainem & the Brussels periphery — schema.org LocalBusiness, Google Business profile cross-referenced.
Photos, perf, mobile, final QA
New photos integrated, file weights & formats optimized, strategic ALT tags. Mobile performance pass. Final cross-device tests. Global validation before launch.
Site stabilized. Staff workflow connected. Emails landing.
Official launch. Trilingual site live. Recruitment-to-Planning flow operational. Mainsail on-call during the first weeks to monitor SEO health and email deliverability.
Five roles. Four zones. One planning.
Climbing wall on Saturday, anniversary party Sunday, bar shift weeknights, marketing intern weekday-only — same Odoo Planning, role-aware, mobile-first.
- ▸Five roles wired into PlanningClimbing Assistant · Bar Service · Weekend Animator · Activity Coordinator · Marketing Intern. Each with its own typical hours, days and zone.
- ▸Candidate → Employee → ShiftOne-click conversion from a Recruitment candidate to an Employee record, pre-filled and ready for Planning. No re-typing, no orphan records.
- ▸Gantt view, role & availability filteringManagers see who's free, who's overbooked, who's already in. Filter by role (Climbing, Bar, Events…) and only valid resources surface.
- ▸Auto-notifications on publishHit "Publish", every student gets an email with date · time · role · zone, plus a direct link to confirm via the portal.
- ▸Mobile portal for studentsiOS & Android Odoo apps, free. Students confirm shifts, request swaps, and see their week — without bothering the manager.
Three languages. One site, AI-translated.
Brussels-periphery is natively trilingual. The site wasn't. We used Odoo's native AI translation to ship FR / NL / EN in a single sprint — clean URLs, working language selector, SEO per language.
- ▸Email deliverability, fixedSPF, DKIM and SMTP audited and corrected. Recruitment and booking emails actually landing — tested end-to-end, candidate side and customer side.
- ▸FR / NL / EN via Odoo AINative Odoo AI translation activated. URL structure cleaned per language. Language selector working in the header, sticky on every page.
- ▸Local SEO for KraainemH1, H2, titles & meta descriptions rewritten per language. Schema.org LocalBusiness. Google Business cross-referenced. Trilingual indexing prepared.
- ▸Mobile-first performanceImage weights & formats optimized. ALT tags filled. New photos integrated. Tested across browsers and devices — readable, fast, conversion-ready.
- ▸Strategic call-to-actionsPath to "Book a session" cleaned up across all three languages. No more dead ends, no more buried buttons.
Live. And measurably better.
A Belgian climbing & events venue with its staff workflow and public site both running on the same Odoo backbone — in just four weeks of focused work.
Got a staff workflow stuck in a spreadsheet?
Recruitment, planning, multilingual site, email deliverability — four weeks, one Odoo. If that's your kind of project, let's talk.