Do briefing à faturação.
Um único sistema operativo para agências.
A Mojo Brands é uma agência criativa portuguesa que funciona à base de briefings, prazos e margens apertadas. Estamos a reconstruir toda a sua infraestrutura operacional no Odoo — CRM, orçamentos, projetos, folhas de horas e faturação, tudo interligado de ponta a ponta. Objetivo: rentabilidade dos projetos em tempo real, até ao final da oitava semana.
Onde a Mojo estava,
e onde vão chegar.
Uma agência premiada, a funcionar à base de Excel e intuição.
- Pipeline espalhado por folhas de cálculo, e-mails e alguns painéis do Notion.
- Orçamentos elaborados manualmente em Word/PDF — sem matriz de margens, sem base de custos reais, sem reutilização de modelos.
- Rentabilidade do projeto visível apenas no final do mês, ou, por vezes, no final do projeto.
- Folhas de horas desligadas da faturação — horas faturáveis a perderem-se todas as semanas.
- Reunião inicial → orçamento → projeto → fatura = 4 etapas manuais, sempre.
Uma infraestrutura Odoo completa, implementada em 8 semanas.
- Duas pipelines (Clientes + Prospeções) com etapas estruturadas, desde o Briefing recebido até à Conclusão.
- Calculadora de orçamentos: orçamentos com consideração da margem, com custos horários reais e matriz de recursos.
- Conversão automática Venda → Projeto. Cada negócio fechado abre um projeto com a sua conta analítica.
- Acompanhamento de custos em tempo real: compras, folhas de horas, despesas — tudo agregado na contabilidade analítica.
- Painéis de rentabilidade em tempo real. Na primeira semana do projeto. Não no sexto mês.
8 fases. 8 semanas.
Uma metodologia de prova de conceito — começar com 2 utilizadores (1 consultor da Mainsail + 1 utilizador-chave da Mojo), avaliar a rentabilidade real com os dados do projeto-piloto e, em seguida, expandir. Sem planos de 12 meses. Sem entregas incompletas.
Base, hierarquias, custos horários reais
Auditoria do modelo de dados. Hierarquias departamentais. Custos horários reais calculados por função (e não médias por rúbrica orçamental). Configuração do pipeline do CRM: 2 pipelines, fases estruturadas, subestados (extra, perdido, contactar novamente, revisão).
Construtor e calculadora de orçamentos
Um motor de orçamentos com uma matriz de margem integrada: margem de contribuição = (preço de venda − custo teórico) ÷ preço de venda. A calculadora de orçamentos permite aos gestores de contas testar cenários de preços, trocar recursos e ver o impacto na margem em tempo real — antes de enviar a proposta.
Subcontratação + custos externos, associados a projetos
Ilustradores freelancers, produtoras de vídeo, gráficas — todas as ordens de compra externas associadas à respetiva linha de projeto. Margem e custos externos registados no mesmo sítio. Acabaram-se as ordens de compra perdidas.
Vendas → Projeto, automático
Quando um orçamento é aceite, um projeto no Odoo é criado com a sua conta analítica, tarefas predefinidas, marcos e um centro de discussão/documentos. Os ficheiros informativos anexados e os guias de marca com controlo de versões ficam todos num único local. Tanto tarefas manuais como tarefas geradas automaticamente são suportadas.
Horário e capacidade, na mesma página
Folhas de horas por projeto e fase. Planeamento mostra quem está disponível e quem está sobrecarregado. Separação entre horas faturáveis e não faturáveis. Horas são transferidas diretamente para as faturas em projetos T&M.
Despesas ligadas a projetos, do início ao fim
Refeições para sessões fotográficas, táxis para reuniões com clientes, licenças de software adquiridas para uma marca específica — todas as despesas são associadas ao respetivo projeto no momento da submissão. Sem necessidade de reconciliação em folhas de cálculo no final do mês.
Execução completa de um projeto piloto
Escolher um caso real, passá-lo por todo o processo: CRM → Calculadora de Orçamentos → Contrato Concluído → Projeto → Folhas de Horas → Fatura. Registar as lacunas. Dar formação à equipa de gestão sobre os painéis de controlo. Fazer os ajustes necessários antes da entrada em funcionamento.
Presença diária, auditoria, planeamento para além da prova de conceito
Disponibilidade diária durante a primeira semana de utilização ativa. Auditoria no final da fase de PoC: o que funcionou, o que deve ser ampliado. Planeamento para expandir para além dos dois utilizadores iniciais — integração do resto da equipa, módulos Odoo adicionais.
Incorporar um
agente IA.
Assim que a estrutura central do ERP estiver em funcionamento, ligamos o agente de IA nativo do Odoo à mesma base de dados. Sem projetos de integração, sem fornecedores externos — o agente lê e grava os mesmos registos que a equipa utiliza diariamente. Para uma agência criativa, isso transforma o ERP de um "sistema de registo" num "sistema de ação".
O agente redige a proposta.
Chega um e-mail ou um PDF com as instruções. O agente lê-o, identifica 2 ou 3 projetos anteriores semelhantes, elabora um esboço de orçamento com as horas, a equipa e o preço — pronto para ser aperfeiçoado pelo gestor de contas.
Detete os excedentes a 80 %, e não a 100 %.
O agente compara as horas efetivas trabalhadas e os custos externos com a estimativa da Calculadora de Orçamentos. Alerta o responsável pelo projeto — e apenas o responsável pelo projeto — antes que a margem desapareça.
Atualizações semanais para os clientes, na sexta-feira de manhã.
O agente compila o progresso do projeto, os marcos alcançados e os obstáculos, e redige uma atualização de estado destinada ao cliente — em português, inglês ou no idioma que o cliente falar.
Todos os resumos anteriores, fáceis de pesquisar.
Briefings, moodboards, orçamentos ganhos, orçamentos perdidos, análises pós-projeto — tudo indexado. O agente apresenta trabalhos anteriores relevantes assim que recebe um novo briefing.
Em construção agora.
Em funcionamento no verão 2026.
Objetivos definidos desde o início com a equipa da Mojo. Cada um deles associado a um painel de controlo ou fluxo de trabalho concreto que não existia anteriormente.
Preparado para embarcar com o Odoo?
30 minutos. Sem compromisso. Apenas respostas. Dizemos-lhe, com sinceridade, como podemos (ou não) ajudar.